С 1 февраля 2007 года документы на получение визы должны подаваться в визовые центры, расположенные в Москве и Санкт-Петербурге. Стоимость услуг визовых центров составляет ~900 RUR.

Необходимые для оформления документы: заграничный паспорт действующего образца (срок действия должен быть не менее трёх месяцев после окончания предполагаемой поездки, наличие подписи владельца в загранпаспорте обязательно), копия первой страницы загранпаспорта, две фотографии 5×5 см, одна заполненная анкета на нидерландском, французском или английском языках, старый паспорт с шенгенскими визами (при наличии оного) и ксерокопия этих виз. Кроме того, нужна справка с места работы на фирменном бланке предприятия (с указанием должности, стажа и размера заработной платы), справка о покупке валютных средств из расчёта 50 EUR на один день проживания в стране для каждого выезжающего, либо выписка по счету кредитной карты. Для неработающих, студентов, пенсионеров — справка с места работы спонсора, спонсорское письмо и оригиналы документов, подтверждающих родство.

Срок оформления визы — в среднем 5-7 рабочих дней. Консульский сбор — 35 EUR.
Если ребёнок до 18 лет выезжает с одним из родителей, другими родственниками или сопровождающими лицами, необходимо нотариально заверенное разрешение в Бельгию и другие страны Шенгенского соглашения от остающегося родителя (родителей) на выезд ребёнка.

Детям младше 6 лет виза выдаётся бесплатно.

В загранпаспорте должен быть как минимум один чистый с обеих (!) сторон лист.